Cổng thông tin điện tử Sở Nội Vụ tỉnh Sóc Trăng
Tin mới:
 
 
 
Tin tức sự kiện
Skip portlet Portlet Menu
 
Giới thiệu
Skip portlet Portlet Menu
 
 
 
Liên kết Website
Skip portlet Portlet Menu
 
 
 
Hit counter
Số lượt truy cập: 
0 2 4 6 6 2 3 0
 
 
 
Nghiên cứu trao đổi
Một số vấn đề về lập hồ sơ trong công tác văn thư hiện nay
(21/10/2009)

Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác văn thư, là điểm nối tiếp giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ.Hồ sơ được lập khoa học góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác tại các cơ quan, tổ chức; đồng thời tiết kiệm và tạo điều kiện để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Điều đó cũng có nghĩa là: lập hồ sơ tốt ngay từ khâu văn thư sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai (1).

Bài viết xin được đề cập đến một số vấn đề về công tác lập hồ sơ trong thực tiễn công tác văn thư hiện nay.

1.  Lập hồ sơ là nội dung công việc của công tác văn thư, nhưng hiện nay đang có hai cách hiểu là “lập hồ sơ hiện hành” và “lập hồ sơ lưu trữ”. Việc lập hồ sơ phải do các các bộ thừa hành thực hiện trong quá trình giải quyết công việc mới phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành, giải quyết và kết thúc công việc hay vấn đề, sự việc cụ thể (lập hồ sơ ở giai đoạn văn thư); bộ phận lưu trữ có nhiệm vụ kế thừa và chỉnh lý lại hồ sơ đã được lập nếu cần thiết (khôi phục, phục hồi hồ sơ ở giai đoạn lưu trữ).

2.Việc áp dụng ISO (Tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng quốc tế) trong công tác quản lý có ảnh hưởng quan trọng đến công tác lập hồ sơ. Bởi theo quy định của ISO, quá trình giải quyết một công việc đều thể hiện bằng quy trình và tất cả những bước giải quyết công việc trong quy trình đó đều được thể hiện thông qua văn bản và các tài liệu có liên quan, do đó, việc lập hồ sơ được kiểm soát theo quy trình giải quyết công việc sẽ đảm bảo chất lượng.

3. Để lập hồ sơ một cách chính xác, là cơ sở cho việc xác định giá trị tài liệu, cần chú ý đến tính thống nhất và mối quan hệ chặt chẽ trong quy trình giải quyết công việc đó. Nghĩa là hồ sơ phải phản ánh toàn diện quá trình giải quyết công việc của các cơ quan một cách có hệ thống và hoàn chỉnh. Hồ sơ, tài liệu có thể được hình thành từ nhiều cơ quan có liên quan trong quá trình giải quyết công việc và được lưu giữ ở những cơ quan đã sản sinh ra tài liệu đó. Nhưng cơ quan nào chịu trách nhiệm chính hoặc có chức năng chính về việc giải quyết công việc đó thì phải lưu giữ toàn bộ hồ sơ đầy đủ, từ những tài liệu ban đầu do cá nhân hoặc cơ quan cấp dưới gửi lên đến văn bản góp ý, tham mưu hoặc văn bản trả lời của các cơ quan liên quan có thẩm quyền giải quyết. Nếu hồ sơ đó nhiều văn bản thì có thể được chia thành nhiều đơn vị bảo quản.

Ví dụ: Lập hồ sơ về thôi, nhập quốc tịch tại Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Chính phủ, Bộ Tư pháp, UBND tỉnh (sở Tư pháp), các cơ quan ngoại giao, lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài. (những cơ quan có chức năng về nhập, thôi quốc tịch cho công dân).

Theo trình tự, thủ tục giải quyết về cho nhập và thôi quốc tịch Việt Nam, tài liệu đầu tiên của hồ sơ phải là những bản đăng ký của cá nhân kèm sơ yếu lý lịch, các văn bản thẩm tra  về các công dân đó được hình thành từ các cơ quan giúp Chủ tịch nước thụ lý giải quyết như: UBND cấp tỉnh (Sở Tư pháp), các cơ quan ngoại giao, lãnh sự Việt Nam và sau đó những hồ sơ này được chuyển cho Bộ Tư pháp thụ lý và chuyển cho Văn phòng Chính phủ xem xét, thẩm định và trình Chủ tịch nước ký quyết định công nhận hoặc cho thôi quốc tịch Việt Nam. Như vậy, tất các các cơ quan có liên quan trong quá trình thụ lý việc này đều hình thành hồ sơ về việc nhập, thôi quốc tịch Việt Nam. Vấn đề đặt ra là: hồ sơ tại cơ quan nào sẽ phản ánh đầy đủ nhất quá trình giải quyết công vệc này?

Câu trả lời sẽ là: hồ sơ thụ lý công việc tại Văn phòng Chủ tịch nước, đơn vị có chức năng giúp Chủ tịch nước thực hiện nhiệm vụ này là đầy đủ nhất (hồ sơ tài liệu của cấp dưới lên cấp trên phải kèm theo các văn bản có liên quan) bao gồm: Đơn xin nhập, thôi quốc tịch của các cá nhân, sơ yếu lý lịch có liên quan, văn bản thẩm tra của UBND cấp tỉnh (sở Tư pháp), các cơ quan ngoại giao, lãnh sự Việt Nam, Bộ Tư pháp, Thủ tướng Chính phủ và cuối cùng là Quyết định về việc đồng ý cho nhập hoặc thôi quốc tịch của Chủ tịch nước. Nếu tại cơ quan này, khi lập hồ sơ và nộp vào lưu trữ quốc gia mà chỉ giữ những văn bản của các cơ quan có liên quan, loại bỏ các đơn đề nghị, sơ yếu lý lịch của những người xin nhập, thôi quốc tịch thì hồ sơ sẽ chưa đầy đủ và chưa thể hiện hết quá trình giải quyết nội dung công việc này.

4. Hiện nay, theo quy định tại Điều 24 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư, nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn, do vậy, văn bản hướng dẫn về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức sẽ được ban hành dưới hình thức văn bản hành chính (công văn hướng dẫn).

Tuy nhiên, theo quy định tại Khoản 1 Điều 58 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2002  thì văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan quản lý ngành được ban hành để “quy định các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và các định mức kinh tế - kỹ thuật của ngành, lĩnh vực do mình phụ trách; quy định các biện pháp để thực hiện chức năng quản lý ngành, lĩnh vực do mình phụ trách và những vấn đề được Chính phủ giao”.

 Công tác lập hồ sơ là hoạt động nghiệp vụ quan trọng, có tính chất quy phạm, kỹ thuật nhằm quy định các biện pháp để thực hiện chức năng quản lý ngành trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ do Bộ Nội vụ phụ trách và đối tượng áp dụng nội dung này là: “các cơ quan tổ chức nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội, các tổ chức xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân” (Điều 1 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP), do đó nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan nên được ban hành dưới hình thức văn bản quy phạm pháp luật như quyết định hoặc thông tư của Bộ Nội vụ để đảm bảo đúng các quy định của nhà nước, đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, khen thưởng, xử phạt và triển khai thực hiện trong các cơ quan, tổ chức.

Trên đây là một số ý kiến cá nhân về lập hồ sơ trong thực tiễn công tác văn thư hiện nay, rất mong được các bạn đồng nghiệp cùng nghiên cứu, trao đổi thêm./.

Nguyễn Anh Thư - Phòng Nghiệp vụ VTLTTW

 
 
 
Thông báo - Hướng dẫn
Skip portlet Portlet Menu
Công văn số 2075/SNV-CCVC ngày 10 tháng 10 năm 2018 của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Sóc Trăng về việc tuyển dụng công chức chuyển ngành vào làm việc tại Cục Hải quan thành phố Cần Thơ
Công văn số 2074/SNV-CCVC ngày 10 tháng 10 năm 2018 của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Sóc Trăng về việc cử công chức dự tuyển Chương trình học bổng Trường Chính sách công Lý Quang Diệu năm học 2019-2020
Thông báo số 21/TB-HĐTĐKT ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng tỉnh Sóc Trăng về việc lấy ý kiến quần chúng đối với các trường hợp đề nghị khen thưởng Huân chương Lao động hạng ba giai đoạn từ năm học 2013-2014 đến năm học 2017-2018
Thông báo số 97/TB-SNV ngày 19 tháng 9 năm 2018 của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Sóc Trăng về việc điều chỉnh thời gian nộp hồ sơ đăng ký dự thi kỳ thi nâng ngạch công chức từ ngạch chuyên viên lên ngạch chuyên viên chính theo hình thức cạnh tranh năm 2018, tỉnh Sóc Trăng
Công văn số 1916/SNV-CCVC ngày 14 tháng 9 năm 2018 của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Sóc Trăng về việc thông báo Chương trình học bổng Phát triển nguồn nhân lực do Chính phủ Nhật Bản tài trợ
Công văn số 1874/SNV-CCVC ngày 06 tháng 9 năm 2018 của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Sóc Trăng về việc thông báo triển khai Nghị định số 113/2018/NĐ-CP ngày 31/8/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 108/2014/NĐ-CP ngày 20/11/2014 của Chính phủ về chính sách tinh giản biên chế
Công văn số 15/BĐM-SNV ngày 31 tháng 8 năm 2018 của Ban Đổi mới và Phát triển Doanh nghiệp tỉnh Sóc Trăng về việc triển khai thực hiện kết luận của Phó Thủ tướng Chính phủ về tình hình sắp xếp, cổ phần hóa, thoái vốn, cơ cấu lại doanh nghiệp nhà nước và phát triển doanh nghiệp
Lấy ý kiến góp ý dự thảo Nghị quyết quy định chế độ hỗ trợ đối với công chức, viên chức làm việc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh và Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả trên địa bàn tỉnh Sóc Trăng
Thông báo số 69/TB-SNV ngày 20 tháng 8 năm 2018 của Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Sóc Trăng về việc điều chỉnh danh sách đủ tiêu chuẩn, điều kiện dự thi nâng ngạch công chức từ ngạch nhân viên, cán sự hoặc tương đương lên ngạch chuyên viên hoặc tương đương tỉnh Sóc Trăng năm 2018
Tài liệu ôn thi kỳ thi nâng ngạch công chức từ ngạch nhân viên, cán sự hoặc tương đương lên ngạch chuyên viên hoặc tương đương tỉnh Sóc Trăng năm 2018
 
 
Văn bản pháp quy
Skip portlet Portlet Menu
 
Hình ảnh hoạt động
Skip portlet Portlet Menu
 
 
 
 
Cơ quan chủ quản: Sở Nội vụ tỉnh Sóc Trăng
Địa chỉ: số 04 Châu Văn Tiếp, Phường 2, TP Sóc Trăng
Email: sonv@soctrang.gov.vn
Điện thoại: 0299.3820062
@ Ghi rõ nguồn "Cổng thông tin điện tử Sở Nội Vụ tỉnh Sóc Trăng" khi phát hành lại thông tin từ Cổng thông tin này.