Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sóc Trăng bảo quản 57 phông tài liệu (54 phông là nguồn nộp lưu) trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh 55 phông; phông Sau Giải phóng từ tỉnh Cần Thơ (cũ) chuyển về chưa chỉnh lý, phông UBND tỉnh Sóc Trăng (từ tháng 04/1992 đến tháng 12/2011 với 520 mét giá, (đang hoàn chỉnh các khâu nghiệp vụ lưu trữ) và một phần hồ sơ, tài liệu cán bộ đi B của tỉnh.  
Trong phạm vi bài viết này chúng tôi chỉ giới thiệu sơ lược về tài liệu phông Toà hành chánh tỉnh Ba Xuyên (từ năm 1975 trở về trước).
    1. Khái quát về địa giới hành chính và cơ cấu tổ chức tỉnh Ba Xuyên
Tỉnh Ba Xuyên nằm ở phía Nam, phía Bắc giáp tỉnh Phong Dinh, phía Tây giáp tỉnh Kiên Giang và An Xuyên, phía Đông giáp tỉnh Vĩnh Bình và phía Nam giáp biển.
Tỉnh Ba Xuyên được thành lập vào năm 1957 trên cơ sở nhập hai tỉnh Bạc Liêu và tỉnh Sóc Trăng bằng Sắc lệnh 143-NV ngày 25/10/1957 của Tổng thống Việt Nam Cộng hòa Ngô Đình Diệm. Tỉnh Ba Xuyên là vùng đồng bằng có diện tích khoảng 275.167 mẫu; gồm tỉnh lỵ Khánh Hưng và 8 quận lỵ: Mỹ Xuyên, Long Phú, Kế Sách, Thuận Hòa, Thạnh Trị, Vĩnh Lợi, Giá Rai và Phước Long.  
Về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Tòa hành chánh tỉnh Ba Xuyên ở Miền Nam thời Ngô Đình Diệm, Tỉnh trưởng là người đứng đầu tỉnh do Tổng thống bổ nhiệm và trực tiếp dưới quyền của Tổng thống. Tỉnh trưởng là đại diện của chính quyền Trung ương trong địa hạt tỉnh và là người chỉ huy cơ quan hành pháp thuộc phạm vi tỉnh. Trên cơ sở đó, Tỉnh trưởng có trách nhiệm và quyền hạn sau: Có trách nhiệm điều hành tổng quát các công sở tại tỉnh và duy trì trật tự, an ninh công cộng; với trách nhiệm này Tỉnh trưởng phối hợp điều hành các cơ sở an ninh và cảnh sát trong địa hạt tỉnh, trong trường hợp khẩn cấp Tỉnh trưởng có quyền trưng dụng quân đội. Tỉnh trưởng còn chủ trì ngân sách tỉnh và kiểm soát hành chính xã.
Năm 1961, về cơ cấu tổ chức Toà hành chánh được tổ chức như sau (theo Nghị định số 217-BNV/NC/8 ngày 25/3/1961 của Bộ Nội vụ thuộc chính quyền Việt Nam Cộng hoà):
1. Văn phòng
2. Ty Nội an và quân vụ với 2 phòng: Phòng Chính trị sự vụ và Phòng Quân vụ.
3. Ty Hành chánh với 2 phòng: Phòng Hành chánh tổng quát và Phòng Hành chánh xã.
4. Ty Tài chánh với 2 phòng: Phòng Kế toán tỉnh và Phòng Kế toán xã.
5. Ty Kinh tế xã hội với 3 phòng: Phòng Kinh tế, Phòng Xã hội và Phòng Y tế và giáo dục.
Năm 1970, tổ chức Tòa hành chánh các tỉnh ở miền Nam được cải tổ lại theo Sắc lệnh số 130-WV ngày 19/10/1970. Tỉnh Ba Xuyên được xếp vào tỉnh loại A nên tổ chức của tòa hành chánh gồm có:
1. Văn phòng
2. Phòng Nhân viên
3. Phòng Điều hợp chuyên môn
4. Ty Nội an
5. Ty Hành chính
6. Ty Tài chính
7. Ty Kinh tế
8. Trung tâm huấn luyện và tu nghiệp
9. Ty hoặc Phòng vệ sinh công chánh
Năm 1974 bộ máy chính quyền (cũ) ở cấp tỉnh lại cải tổ nhằm tập trung quyền hành hơn nữa vào tay Tỉnh trưởng.
Tỉnh trưởng là người được chính quyền Trung ương ủy quyền quản lý trong địa hạt tỉnh; có trách nhiệm về an ninh trật tự, thi hành luật lệ và điều hành tổng quát các công sở trong tỉnh; có quyền chỉ huy, sử dụng và điều động các cơ sở hành chánh chuyên môn và quân sự của tỉnh để hoạch định và thi hành chương trình công tác theo chính sách và đường lối của chính quyền Trung ương.
Trên cơ sở đó, cơ cấu tổ chức gồm có các đơn vị sau:
1. Văn phòng
2. Trung tâm Điều hợp
3. Các cơ sở trực thuộc
4. Các cơ sở chuyên môn
5. Bộ Chỉ huy tiểu khu
6. Bộ Chỉ huy Cảnh sát Quốc gia
Các cơ sở trực thuộc gồm có:
1. Ty Hành chánh
2. Ty Nội an
3. Ty Công vụ
4. Ty Ngân sách kế toán tiếp liệu
5. Trung tâm huấn luyện và tu nghiệp
6. Trung tâm chuẩn chi
7. Phòng viễn thông
8. Phòng công tác vệ sinh.
    2. Tài liệu phông lưu trữ Tòa hành chánh tỉnh Ba Xuyên
Tài liệu Tòa hành chánh tỉnh Ba Xuyên thuộc tài liệu của chế độ cũ (từ năm 1975 trở về trước) được chỉnh lý theo phương án “Cơ cấu tổ chức - Thời gian” gồm 2059 hồ sơ, 388 hộp tương đương 39 mét giá, thể hiện trong 04 quyển Mục lục hồ sơ.
- MLHS số 01: Tài liệu Văn phòng gồm các hồ sơ về bàn giao chức vụ, bảo mật, lễ, giới thiệu con dấu chữ ký, tập lưu văn bản đi, đến.
- MLHS số 02: Tài liệu Ty Công vụ có báo cáo hoạt động công vụ, quản lý nhân viên, hồ sơ cá nhân, hồ sơ về điều động, thuyên chuyển, bổ nhiệm, tuyển dụng, thăng bậc, cải ngạch ….
- MLHS số 03: Tài liệu Ty Hành chính gồm:
+ Phòng Hành chính tổng quát gồm: hồ sơ về lĩnh vực đất đai; bồi thường, chỉnh trang và thiết kế thị thôn; xây cất bất hợp pháp; dân số (khai sinh, khai tử, hôn thú, cấp thẻ căn cước …); kiểm soát ngoại kiều (hồi hương); tiệm cầm đồ, nhà hàng, quán ăn; giao thông vận tải (đặt tên đường, tổ chức thi và đổi bằng lái xe, sửa chữa cầu đường …).
+ Phòng Hành chính địa phương gồm: Tài liệu về tổ chức bộ máy; địa giới hành chính; cải tổ hành chính; báo cáo, biên bản họp hội đồng tỉnh, quận, xã, nội quy; về bầu cử …
+ Về văn hóa xã hội: Tài liệu về y tế, giáo dục, thông tin, thanh niên, xã hội, lao động, vệ sinh (chủ yếu là các hồ sơ nguyên tắc và các tập lưu văn bản).
- MLHS số 04: Tài liệu Ty Kinh tế, Ty Tài chính, Ty Nội an.
+ Ty Kinh tế: Tài liệu của phòng kiểm soát kinh tế (hồ sơ kiểm soát kinh tế, tịch thu tài sản, …); về phát triển kinh tế (hồ sơ mở mang kinh tế, nạo vét, trùng tu kinh mương …); về thủy nông (hồ sơ đào kinh, đào giếng, xây đập …); về khí tượng (hồ sơ theo dõi thời tiết, biến đổi khí hậu …).
+ Ty Tài chánh: Tài liệu của Phòng Ngân sách (hồ sơ ngân sách Quốc gia, ngân sách tỉnh, ngân sách xã, ngân sách và ngoại viện …); tài liệu Phòng Tài thâu (gồm các bộ thuế, sắc thuế, công tác thuế, giá, lệ phí …); tài liệu Phòng Kế toán (gồm các loại kinh phí, lương, các loại phụ cấp và thù lao …).
+ Ty Nội an: Tài liệu của Phòng Chính trị gồm tài liệu vấn đề chung, tài liệu cải huấn, Ủy ban an ninh (hồ sơ cứu xét các can cứu chính trị, phá rối trật tự, hoạt động tình báo, hoạt động tôn giáo ...), Chương trình phụng hoàng, chiêu hồi, đồng bào sắc tộc, bản tin …; tài liệu Phòng an ninh hành chính (tài liệu chung, an ninh hành chính các cơ quan); tài liệu Phòng Quân vụ (trốn quân dịch, …); tài liệu Phòng nhân dân tư vệ; tài liệu về ấp chiến lược.
Tài liệu phông Toà hành chánh tỉnh Ba Xuyên (từ năm 1975 trở về trước) phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương thời chế độ cũ. Nó là nguồn sử liệu, thông tin quá khứ vô cùng quan trọng đã và đang góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, cũng như việc phát triển về mọi mặt kinh tế - xã hội của tỉnh nhà nói riêng.                          

Chi cục VT-LT